Rund 60 % Ihrer Arbeitszeit verbringen ManagerInnen in Besprechungen, Konferenzen und Meetings. Eine professionelle Vorbereitung der Moderation kann Zeit sparen. Hier 10 goldene Regeln für eine gelungene Besprechung:

  • beginnen Sie jede Sitzung pünktlich; wenn Sie warten, bis alle Teilnehmer eingetroffen sind, bestrafen Sie lediglich die pünktlichen Teilnehmer
  • der Zeitplan und die Tagesordnung sollten jedem Teilnehmer bekannt sein (Unterlagen für jeden Teilnehmer vorbereiten und sichtbar aushängen). Das gibt Orientierung und hilft, den Zeitplan besser einzuhalten
  • Begrüßung mit einigen motivierenden Worten und klar und deutlich das Ziel der Besprechung kommunizieren
  • ernennen Sie einen Zeitmanager
  • fragen Sie, ob es zur Tagesordnung noch Zusatzthemen gibt
  • halten Sie Vielredner im Zaum und motivieren Sie Zurückhaltende etwas zu sagen
  • sorgen Sie dafür, dass die Kommunikationsregeln eingehalten werden, die Teilnehmer sich gegenseitig ausreden lassen und einzelne Wortbeiträge nicht einfach abgetan werden
  • achten Sie auf die Reihenfolge der Wortmeldungen
  • schließen Sie mit einer kurzen Zusammenfassung und fixieren Sie die Verantwortlichkeiten für die Maßnahmenliste
  • fragen Sie ein Feedback ab: Waren die Teilnehmer mit dem Ablauf zufrieden, welche Verbesserungsvorschläge gibt es? 

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